Staat u juist ingeschreven?

Staat u juist ingeschreven?

02 mrt 2016 - Manschot

Staat u juist ingeschreven?

Door de ledenadministratie samen te voegen van de diverse vakbonden uit de diverse systemen laat het migreren soms een steekje vallen, waardoor u niet meer bij de juiste sector en/of bedrijfsledengroep behoord Waardoor u bij een OR dan wel MC onvindbaar bent en u niet aangeschreven wordt door de FNV om het personeel te vertegenwoordigen. 

Het verzoek is dan ook om uw lidmaatschap gegeven up to date te houden zodat u weer zichtbaar bent voor de FNV, Leest u verder voor de regels om u verkiesbaar te stellen voor OR dan wel MC lid binnen uw bedrijf.

 

De lijst van verkiesbare werknemers toesturen aan de vakbonden en de Wet Bescherming Persoonsgegevens


Veel ondernemingsraden denken dat het toesturen van de lijst kiesgerechtigde en verkiesbare medewerkers niet mag vanwege de Wet Bescherming Persoonsgegevens. De Wet Bescherming Persoonsgegevens heeft echter een Vrijstellingsbesluit. Daarin staat onder meer dat het toesturen van personeelsgegevens aan vakbonden ten behoeve van de ondernemingsraadsverkiezingen toegestaan is. Onder twee voorwaarden: de OR maakt dit tijdig tevoren aan de medewerkers bekend en de OR zorgt dat medewerkers die niet willen dat hun gegevens bij de vakbonden terechtkomen, dat ook kunnen voorkomen. Dat kan bijvoorbeeld door de medewerkers in de gelegenheid te stellen bezwaar te maken. De OR kan medewerkers daar een week de tijd voor geven. De OR schrapt dan de gegevens van diegenen die niet willen dat hun gegevens naar de vakbonden gaan.


Goed om te weten: de vakbonden gebruiken deze personeelsgegevens alleen voor het aanschrijven van hun leden voor de OR-verkiezingen. Zouden de bonden deze gegevens ook voor andere doelen gebruiken, dan handelen zij in strijd met de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Na het aanschrijven van de leden vernietigen de bonden de lijst.


Bijlagen:

Vrijstellingsbesluit bij Wet Bescherming Persoonsgegevens, art. 27.

Voorbeeldbrief aan personeel over verstrekking gegevens aan vakbonden ten behoeve van de OR-verkiezingen


Besluit van 7 mei 2001, houdende aanwijzing van verwerkingen van persoonsgegevens die zijn vrijgesteld van de melding bedoeld in artikel 27 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Vrijstellingsbesluit WBP)

Artikel 7. Personeelsadministratie

1. Artikel 27 van de wet is niet van toepassing op verwerkingen in het kader van de personeelsadministratie betreffende personen in dienst van of werkzaam ten behoeve van de verantwoordelijke, voor zover deze verwerkingen voldoen aan de in dit artikel vermelde eisen.

2. De verwerking geschiedt slechts voor:

a. het geven van leiding aan de werkzaamheden van betrokkene;

b. de behandeling van personeelszaken;

c. het vaststellen en doen uitbetalen van salarisaanspraken;

d. het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband;

e. de opleiding van betrokkene;

f. de bedrijfsmedische zorg voor betrokkene;

g. het bedrijfsmaatschappelijk werk;

h. de verkiezing van de leden van een bij wet geregeld medezeggenschapsorgaan;

i. de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;

j. de uitvoering van een voor de betrokkene geldende arbeidsvoorwaarde;

k. het verlenen van ontslag;

l. de administratie van de personeelsvereniging en van de vereniging van oud-personeelsleden;

m. het innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die vorderingen;

n. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;

o. de overgang van de betrokkene naar of diens tijdelijke tewerkstelling bij een ander onderdeel van de groep, bedoeld in artikel 2:24b van het Burgerlijk Wetboek waaraan de verantwoordelijke is verbonden;

p. de uitvoering of toepassing van een andere wet.

3. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:

a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bank- en girorekeningnummer van de betrokkene;

b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;

c. nationaliteit en geboorteplaats;

d. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige werknemers;

e. gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;

f. gegevens betreffende de functie of de voormalige functie, alsmede betreffende de aard, de inhoud en de beëindiging van het dienstverband;

g. gegevens met het oog op de administratie van de aanwezigheid van de betrokkenen op de plaats waar de arbeid wordt verricht en hun afwezigheid in verband met verlof, arbeidsduurverkorting, bevalling of ziekte, met uitzondering van gegevens over de aard van de ziekte;

h. gegevens die in het belang van de betrokkenen worden opgenomen met het oog op hun arbeidsomstandigheden;

i. gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;

j. gegevens met oog op het organiseren van de personeelsbeoordeling en de loopbaanbegeleiding, voor zover die gegevens bij de betrokkenen bekend zijn;

k. andere dan de onder a tot en met j bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

4. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:

a. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;

b. anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8, onder a, c en d, of artikel 9, derde lid, van de wet;

c. een vakbond of een vakcentrale met het oog op het overleg met haar leden over de samenstelling van de kandidatenlijst ten behoeve van een wettelijk geregelde verkiezing van de leden van een medezeggenschapsorgaan binnen de organisatie van de verantwoordelijke, voor zover het slechts gegevens betreft als bedoeld in het derde lid, onder a, en nadat het voornemen daartoe aan betrokkene of diens wettelijk vertegenwoordiger is medegedeeld en deze gedurende een redelijke termijn in de gelegenheid is geweest het recht als bedoeld in artikel 40, eerste lid, van de wet uit te oefenen.

5. De persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk twee jaren nadat het dienstverband of de werkzaamheden van de betrokkene ten behoeve van de verantwoordelijke zijn beëindigd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

Artikel 40 WBP 1. Indien gegevens het voorwerp zijn van verwerking op grond van artikel 8, onder e en f, kan de betrokkene daartegen bij de verantwoordelijke te allen tijde verzet aantekenen in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Voorbeeldbrief aan de medewerkers

 

[Datum] [Plaats]


Beste collega’s,


Op [datum invullen] zijn er OR-verkiezingen in onze onderneming. Je kunt je kandidaat stellen, als je een arbeidsovereenkomst met onze onderneming hebt en tenminste (tijdstermijn noemen, zie OR-reglement) bij ons werkt. Dat geldt ook voor [evt. andere personeelscategorieën noemen, zie OR reglement] die tenminste [tijdstermijn noemen, zie OR-reglement] bij ons werkzaam zijn.

De lijst met de collega’s die zich volgens ons kandidaat mogen stellen, ligt ter inzage op het OR-secretariaat. Heb je belangstelling maar weet je niet zeker of je je kandidaat mag stellen, kom dan gerust even langs.


Ben je lid van een vakbond? Dan krijg je van je vakbond het verzoek om je kandidaat te stellen. Daartoe gaan we de vakbonden de lijst opsturen van de medewerkers die verkiesbaar zijn. Daarop staan naam, voorletters, postcode en huisnummer. De Wet Bescherming Persoonsgegevens staat toe wij deze personeelsgegevens voor dit doel aan de vakbonden toesturen. De vakbonden zullen de gegevens alleen gebruiken voor de werving van kandidaten voor onze OR-verkiezingen en ze dan vernietigen.

Als je er bezwaar tegen hebt dat jouw gegevens op deze lijst naar de vakbonden toegaan, kom dan voor [datum noemen] even langs op het OR-secretariaat. Dan sturen we jouw gegevens niet mee naar de vakbonden.


Ben je geen lid van een vakbond? Dan kan je je vanaf [datum noemen, zie OR-reglement] laten voordragen als kandidaat voor de ondernemingsraad. Op die voordracht moeten [aantal invullen, zie OR-reglement] handtekeningen staan van collega’s die geen lid zijn van een vakbond die een kandidatenlijst indient. Heb je belangstelling? Dan kan je op het OR-secretariaat een formulier halen waarop de collega’s handtekeningen kunnen zetten en waarop je zelf kenbaar maakt kandidaat te willen zijn.


We hopen op veel kandidaten!


Kom voor meer informatie gerust langs op het OR-secretariaat of bel of mail met [telefoonnummers, namen en e-mailadressen invoegen]

 

De ondernemingsraad

Deel dit artikel

Geef een reactie op dit artikel

Jouw bericht